É comum ouvir-se essa pergunta após o recebimento da resposta: “está em reunião.” A lógica é simples: se a pessoa procurada está em reunião é porque não está trabalhando. Pior: não só não está trabalhando como gastando inutilmente o seu tempo e o de outras pessoas. Isso porque, culturalmente, reunião é associada a perda de tempo. Como se a reunião de trabalho, bem executada é claro, não fosse, por sinal, uma das mais eficazes formas de administração do tempo gerencial. Basta um pequeno auxílio da teoria da comunicação para ilustrar.
Se um gerente (G) precisa transmitir uma mensagem a três pessoas diferentes (P1, P2 e P3), gastará o triplo do tempo (T) se o fizer individualmente do que se o fizer conjuntamente. Isso, sem falar no ruído (R) que tenderá a ser maior na comunicação individual do que na conjunta, o que, na vida real, demandaria um tempo adicional para “ajustar” a mensagem com cada pessoa.
Teoricamente é assim mas o problema é que, na prática, poderá ser muito diferente se no momento da transmissão conjunta da mensagem (na reunião) a coisa não for feita corretamente. Para ser bem sucedida, uma reunião de trabalho não pode deixar de contar com os seguintes requisitos:
| 1. Convocação Bem Feita |
2. Coordenação Definida |
| 3. Participação Efetiva |
4. Objetividade Garantida |
A reunião de trabalho não é uma panacéia gerencial mas ajuda muito o gerenciamento. Garantidos os requisitos indispensáveis, a prática vai aperfeiçoando a capacidade de utilizar bem este recurso simples, mas poderoso, de comunicação interna. No próximo número, mais detalhes sobre os requisitos necessários à realização de uma reunião bem sucedida.
