Requisitos para uma boa reunião

O número 292 (Aqui Ninguém Trabalha, Não?) tratou das reuniões de trabalho como “uma das mais eficazes formas de administração do tempo gerencial.” Neste número, são desdobrados os requisitos essenciais para a realização de uma reunião de trabalho produtiva.

1. Convocação Bem Feita

Seja por escrito ou verbalmente a convocação da reunião não pode deixar de transmitir claramente quem são os participantes (quem vai participar); qual será o local (onde acontecerá); qual o horário (quando vai acontecer, com hora de início e fim); qual o objetivo (para que será feita) da reunião; e qual o tema (o que vai ser tratado). 

2. Coordenação Definida e Atuante

Não pode haver dúvidas sobre a quem compete a coordenação da reunião. Em princípio, o coordenador deve ser o gerente mas pode haver casos em que a condução seja repassada para outra pessoa, por necessidade ou ausência do gerente. Uma vez investido do seu papel, o coordenador deve atuar conduzindo a pauta, ordenando as participações e controlando o tempo de forma ativa.  

3. Participação Efetiva

Deve ser garantida pelo coordenador a palavra a todos os participantes, desde que fale um de cada vez, não ocorram polarizações e ninguém fale demais ou de menos. Principalmente o coordenador não pode falar demais e ouvir de menos. Mesmo quando é uma reunião meramente informativa, é fundamental ouvir as reações: o que foi compreendido, dúvidas a serem esclarecidas, discordâncias a serem discutidas etc.

4. Objetividade Garantida

Deve ser rigorosamente respeitado o horário de início e fim da reunião (um dos maiores motivos de desmoralização da reunião é o atraso para começar e terminar) e observado pelo coordenador o objetivo da reunião, cuidando para que os inevitáveis desvios não afetem o resultado desejado. Cabe, ainda, ao coordenador fazer uma síntese do que foi discutido e “amarrar” os encaminhamentos. Isso reforça o sentimento de produtividade.

5. Registros Adequados

As principais conclusões da reunião devem ser registradas de forma sucinta, de preferência não passando de uma folha de papel, para garantir que a memória não se perca e os encaminhamentos possam ser feitos corretamente.
O tempo ideal para uma reunião normal de trabalho é uma hora e o máximo duas horas de duração. Se o assunto exigir mais do que duas horas (e há assuntos que, ocasionalmente, exigem), deve ser programado um intervalo de pelo menos quinze minutos, ao final das duas horas, para um café, telefonemas, sanitário etc.